మీ వ్రాతపనిని ఎలా నిర్వహించాలి
విషయము
- మొదలు అవుతున్న
- మీ పత్రాలను సేకరించండి
- వర్గీకరణ
- కీలకమైన పత్రాలను వేరు చేయండి
- మీ వాలెట్‌ను నకిలీ చేయండి
- సాధారణ ఫైలింగ్ వ్యవస్థను సృష్టించండి
- కొనసాగుతున్న నిర్వహణ
చాలా మందికి ముఖ్యమైన పత్రం అవసరమయ్యే వరకు దాని గురించి ఆలోచించరు. మీ పేపర్లు ప్రతిచోటా విస్తరించి ఉంటే మరియు మీ ఇంటి కార్యాలయంలో మీకు కేంద్ర సంస్థ వ్యవస్థ లేకపోతే, మీరు విషయాల కోసం చాలా సమయం మరియు శక్తిని వెతకవచ్చు. మీరు ఏదో కోల్పోవచ్చు.
మొదలు అవుతున్న
కొన్ని సాధారణ దశలతో, మీరు మీ ముఖ్యమైన కాగితపు పత్రాలను నిర్వహించవచ్చు: మీకు చిన్న రెండు-డ్రాయర్ ఫైలింగ్ క్యాబినెట్ లేదా పోర్టబుల్ ఉరి ఫైల్ బాక్స్, ఆరు వేర్వేరు రంగులలో ఫైళ్ళను వేలాడదీయడం, మనీలా థర్డ్-కట్, టాప్-టాబ్ ఫోల్డర్లు మరియు ఐచ్ఛిక ఫైర్‌ప్రూఫ్ సురక్షితం. లేదా మీరు పెద్ద బైండర్ మరియు టాబ్ ఇన్సర్ట్‌లను కొనుగోలు చేయవచ్చు. ఇప్పుడు మీరు ప్రారంభించడానికి సిద్ధంగా ఉన్నారు.
మీ పత్రాలను సేకరించండి
మీరు మీ అన్ని ముఖ్యమైన పత్రాలను నిర్వహించడానికి ముందు, మీరు వాటిని తప్పక గుర్తించాలి. ఇది కొన్నిసార్లు చేయడం కంటే సులభం. మీ హోమ్ ఆఫీస్ డ్రాయర్లు మరియు మీ డెస్క్ లేదా టేబుల్ మీద పేర్చబడిన పేపర్లను తనిఖీ చేయండి. మీ కిచెన్ కౌంటర్‌టాప్‌లతో పాటు కిచెన్ డ్రాయర్లు మరియు బుట్టలను అస్తవ్యస్తంగా ఉంచే కాగితపు పైల్స్ తనిఖీ చేయండి. మీ బెడ్ రూమ్ డ్రస్సర్ మరియు నైట్‌స్టాండ్‌పై చూడండి. చివరిది, కాని, మీరు అనుకోకుండా తీసుకువెళుతున్న ముఖ్యమైన పత్రాల కోసం మీ పర్స్ లేదా బ్రీఫ్‌కేస్‌ను తనిఖీ చేయండి.
వర్గీకరణ
అతి ముఖ్యమైన పత్రాలు ఈ క్రింది ఆరు వర్గాలలో ఒకటిగా వస్తాయి. మీరు సేకరించిన అన్ని పత్రాలను ఈ క్రింది విధంగా క్రమబద్ధీకరించండి:
- ఇల్లు మరియు ఆస్తి రికార్డులు: తనఖా, ఆస్తి ఒప్పందాలు, గృహ మెరుగుదల ప్రాజెక్టులు మరియు రశీదులు, ఉపకరణాల మాన్యువల్లు మరియు వారెంటీలు, ఆస్తి పన్ను సమాచారం, గృహ బీమా పాలసీలు మరియు మాన్యువల్లు
- ఆటో రికార్డులు: శీర్షికలు, నిర్వహణ రికార్డులు, బీమా పాలసీలు మరియు సమాచారం, రుణ సమాచారం మరియు చెల్లింపు రికార్డులు
- ఆరోగ్య రికార్డులు: భీమా పాలసీలు, ఆరోగ్య బీమా ప్రయోజనాల మాన్యువల్లు, వైద్య ప్రయోజనాల వివరణ, డాక్టర్ బిల్లులు, ప్రిస్క్రిప్షన్ జాబితాలు, సౌకర్యవంతమైన ఖర్చు ఖాతా సమాచారం, వైద్య రసీదులు, వైద్య ఆదేశాలు, జీవిత బీమా పాలసీలు
- ఆర్థిక రికార్డులు: బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌లు, పన్ను రాబడి, పన్ను మినహాయింపు రికార్డులు, పెట్టుబడి రికార్డులు, రుణ రికార్డులు, క్రెడిట్ కార్డ్ స్టేట్‌మెంట్‌లు
- ఎలక్ట్రానిక్స్ రికార్డులు: మొబైల్ ఫోన్ ఒప్పందాలు మరియు పరికరాల మాన్యువల్లు; కంప్యూటర్లు, ల్యాప్‌టాప్‌లు మరియు టాబ్లెట్‌ల కోసం అమ్మకాల రసీదులు మరియు వారెంటీలు; కేబుల్ మరియు ఇంటర్నెట్ ప్రణాళికలు మరియు బిల్లులు; వైర్‌లెస్ రౌటర్ అమ్మకాల రసీదు మరియు మాన్యువల్
- వ్యక్తిగత రికార్డులు: జనన ధృవీకరణ పత్రం, వివాహ ధృవీకరణ పత్రం, విడాకుల ధృవీకరణ పత్రం, సామాజిక భద్రత సమాచారం, రోగనిరోధకత రికార్డులు, పాస్‌పోర్ట్, సైనిక సేవా రికార్డులు, బాప్టిస్మల్ మరియు నిర్ధారణ రికార్డులు, వీలునామా, అంత్యక్రియల ప్రణాళిక మరియు ఖననం సైట్ సమాచారం. ప్రతి కుటుంబ సభ్యునికి మీరు వీటిని కలిగి ఉండాలి. మీకు పెంపుడు జంతువులు ఉంటే, మీరు ఈ విభాగంలో పశువైద్య మరియు వ్యాక్సిన్ సమాచారం వంటి ముఖ్యమైన పత్రాలను కూడా చేర్చవచ్చు.
కీలకమైన పత్రాలను వేరు చేయండి
మీ ముఖ్యమైన పత్రాలను చాలావరకు సాధారణ ఫైలింగ్ క్యాబినెట్ లేదా పోర్టబుల్ ఉరి ఫైల్ బాక్స్‌లో నిల్వ చేయవచ్చు. అయితే, కొన్ని నిజంగా ఫైర్‌ప్రూఫ్ సురక్షితంగా లేదా భద్రతా డిపాజిట్ బాక్స్ వంటి ఆఫ్‌సైట్ నిల్వ ఎంపికలో ఉంచాలి.
కీలకమైన పత్రాలు భర్తీ చేయడం చాలా కష్టం లేదా సమయం తీసుకుంటుంది. వారు దొంగిలించినట్లయితే గుర్తింపు దొంగలచే రాజీపడే సున్నితమైన వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు. ఇంతలో, మీ ఇల్లు అగ్ని లేదా వరదలతో నాశనమైతే, ఈ ముఖ్యమైన పత్రాలు చెక్కుచెదరకుండా ఉండాలని మీరు కోరుకుంటారు.
చాలా మందికి, ఈ క్రింది పత్రాలు ముఖ్యమైనవిగా పరిగణించబడతాయి: సామాజిక భద్రత సమాచారం, జనన ధృవీకరణ పత్రాలు, బీమా పాలసీలు మరియు ఏజెంట్ యొక్క సంప్రదింపు సమాచారం, వీలునామా, ఆస్తి ఒప్పందాలు, కారు శీర్షికలు, పాస్‌పోర్ట్‌లు మరియు అసలు సంతకం అవసరమయ్యే ఏదైనా ఒప్పందం లేదా ఒప్పందం.
మీ ఫైర్‌ప్రూఫ్ సురక్షితంగా లేదా ఆఫ్‌సైట్ నిల్వ ఎంపికలో మీరు ఉంచే అన్ని ముఖ్యమైన పత్రాల మాస్టర్ జాబితాను రూపొందించండి.
మీ వాలెట్‌ను నకిలీ చేయండి
మనలో చాలా మంది ప్రతిరోజూ మా వాలెట్‌లో క్లిష్టమైన సమాచారాన్ని తీసుకువెళతారు మరియు అది పోగొట్టుకున్నా లేదా దొంగిలించబడినా తీవ్రంగా అసౌకర్యానికి గురవుతారు.
మీ డ్రైవింగ్ లైసెన్స్, అవయవ దాత కార్డు, ఆరోగ్య బీమా కార్డు (లు), జిమ్ కోసం సభ్యత్వ కార్డులు, లైబ్రరీ, కిరాణా దుకాణం లాయల్టీ ప్రోగ్రామ్‌లు, గిడ్డంగి క్లబ్‌లు మొదలైన వాటి కాపీలు చేయండి మరియు అన్నిటికంటే ముఖ్యంగా అన్ని క్రెడిట్ మరియు డెబిట్ కార్డులు (కాపీ ఫ్రంట్ మరియు వెనుకకు). ఈ కాపీలను మీ ఇతర ముఖ్యమైన కాగితపు పత్రాలతో ఉంచండి.
సాధారణ ఫైలింగ్ వ్యవస్థను సృష్టించండి
ఫైలింగ్ వ్యవస్థ సరళమైనది, మీరు దానిని స్థిరమైన ప్రాతిపదికన ఉపయోగించుకునే అవకాశం ఉంది. ముఖ్యమైన పత్రం యొక్క ప్రతి వర్గాన్ని తీసుకొని దానికి ఉరి ఫైల్ రంగును కేటాయించండి:
- ఇల్లు మరియు ఆస్తి రికార్డులు
- ఆటో రికార్డ్స్
- ఆరోగ్య రికార్డులు
- ఫైనాన్షియల్ రికార్డ్స్
- ఎలక్ట్రానిక్స్ రికార్డ్స్
- వ్యక్తిగత రికార్డులు
ప్రతి వర్గంలో మీ వద్ద ఉన్న పత్రాల సంఖ్య కోసం మీ ఫైలింగ్ సిస్టమ్‌కు తగిన సంఖ్యలో ఉరి ఫైళ్ళను జోడించండి.
మనీలా ఫోల్డర్‌లను ఉపయోగించండి మరియు ప్రతి వర్గంలోని ప్రతి ఒక్క పత్రానికి ఫోల్డర్‌ను సృష్టించండి. ఫోల్డర్‌లను తగిన రంగు వేలాడే ఫైల్ విభాగంలో ఉంచండి.
మీరు పెద్ద మూడు-రింగ్ బైండర్ మరియు టాబ్ ఇన్సర్ట్‌లను కొనుగోలు చేస్తే, ట్యాబ్‌లను ఒకే రికార్డ్ పేర్లతో లేబుల్ చేయండి, అన్ని పత్రాలను రంధ్రం చేయండి మరియు వాటిని నిర్వహించండి. పేపర్లను రంధ్రం చేయలేకపోతే, వాటిని ఫోల్డర్ లోపల ఉంచండి మరియు బదులుగా ఫోల్డర్‌ను రంధ్రం చేయండి.
వ్రాతపని మీ విషయం కాకపోతే, ఇది విముక్తి కలిగించే క్షణం కావచ్చు. మీరు ఈ పత్రాలన్నింటినీ స్కాన్ చేయవచ్చు, వాటిని హార్డ్ డ్రైవ్‌లో సేవ్ చేయవచ్చు, ఆపై అసలైన వాటిని ముక్కలు చేయవచ్చు.
కొన్ని వ్రాతపని బాగా సేవ్ చేయబడినందున మీ స్వంత అభీష్టానుసారం ఉపయోగించండి. అన్ని ముఖ్యమైన పత్రాల మూలాలను ఉంచండి. ఇతరులపై మీ ఉత్తమ తీర్పును ఉపయోగించండి. మీరు కాగిత రహితంగా వెళ్ళినప్పుడు చాలా ఆర్థిక సంస్థలు సంతోషంగా ఉన్నాయి.
కొనసాగుతున్న నిర్వహణ
మీ ముఖ్యమైన పత్రాలను నిర్వహించిన తర్వాత, వాటిని ఆ విధంగా ఉంచండి. ప్రతి నెల మీరు మీ బిల్లులను చెల్లించినప్పుడు, మీ ఫైలింగ్ సిస్టమ్ యొక్క తగిన విభాగంలో ఏదైనా కొత్త పత్రాలను దాఖలు చేయండి. అదే సమయంలో, మీరు నెలలో సిస్టమ్ నుండి తీసివేసిన ఏవైనా పత్రాల కోసం వెతకండి, అవి ఇప్పటికీ ఫైలింగ్ సిస్టమ్ నుండి బయటపడవచ్చు. వాటిని తిరిగి ఫైల్ చేయండి. సంవత్సరానికి కనీసం రెండుసార్లు, మీ ఫైలింగ్ వ్యవస్థలోని పత్రాలను పరిశీలించి, ఏదైనా ప్రక్షాళన చేయవచ్చో లేదో చూడండి. అనుసరించాల్సిన మంచి షెడ్యూల్ క్యాలెండర్ సంవత్సరం మొదటి మరియు ప్రతి విద్యా సంవత్సరం చివరిలో ఉంటుంది.
కొంచెం ప్రయత్నంతో, మీరు మీ ముఖ్యమైన కాగితపు పత్రాలను నిర్వహించడం ద్వారా దీర్ఘకాలిక ప్రయోజనాలను పొందవచ్చు మరియు సమయాన్ని ఆదా చేయవచ్చు.
