సమావేశ నిర్వహణ పద్ధతులు ఉత్పాదకతను మెరుగుపరచడంలో సహాయపడతాయి

విషయము

• సమావేశ నిర్వహణ కీ - స్టాండ్ PAT
• మీ సమావేశాలను సమయానికి ప్రారంభించండి
• సమావేశాన్ని అంశంపై ఉంచండి
• సమావేశ గమనికలు / నిమిషాలు ఉంచండి మరియు పంపిణీ చేయండి
• బాటమ్ లైన్

మేము మా పని జీవితాలను సమావేశాలలో గడుపుతాము. అనేక సందర్భాల్లో, పేలవమైన సమావేశ నిర్వహణ పద్ధతులు పాల్గొనేవారి సమయాన్ని ఉత్పత్తి చేయని ఫలితానికి కారణమవుతాయి. సంబంధిత వ్యాసంలో, ఐదు సాధారణ సమావేశ దృశ్యాలను ఉత్పాదక సంఘటనలుగా మార్చడానికి మేము మార్గదర్శకత్వం అందిస్తున్నాము. సమావేశాల ప్రయోజనం, ఉత్పాదకత మరియు ప్రభావాన్ని బలోపేతం చేయడానికి ఇక్కడ అదనపు ఆలోచనలు ఉన్నాయి.

సమావేశ నిర్వహణ కీ - స్టాండ్ PAT

కొంతమంది నిర్వాహకులు P.A.T. సమావేశాలకు విధానం, అవసరం పిurpose, ఒక ఒకజెండా, మరియు ఎ Timeframe. సెషన్‌కు ముందే ఈ క్లిష్టమైన సందర్భాలతో పాల్గొనేవారిని ఆయుధపరుచుకోవడం, ప్రజలు సమావేశం యొక్క మొత్తం ఉద్దేశంతో పాల్గొనడానికి మరియు మద్దతు ఇవ్వడానికి సిద్ధంగా ఉన్నట్లు చూస్తుంది. స్పష్టమైన పి.ఎ.టి. ఉత్పాదక సెషన్‌ను నిర్ధారించడానికి అవుట్‌లైన్ సహాయపడుతుంది.

సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని మీరు 1 లేదా 2 వాక్యాలలో ఎక్కువగా నిర్వచించగలగాలి. "ఈ సమావేశం కొత్త మార్కెటింగ్ ప్రచారాన్ని ప్లాన్ చేయడం" లేదా "ఈ సమావేశం రాబడిని నిర్వహించడానికి షిప్పింగ్ యొక్క కొత్త విధానాన్ని సమీక్షించడం." ప్రతి ఒక్కరూ వారు ఎందుకు ఉన్నారో, ఏమి చేయాలి మరియు పురోగతిని ఎలా మార్గనిర్దేశం చేయాలో మరియు ఒక నిర్ధారణకు ఎలా నడిపించాలో అందరికీ తెలుసునని నిర్ధారించడానికి ఈ ప్రయోజనం సహాయపడుతుంది.

ఎజెండాను సెట్ చేయండి. మీరు సమీక్షించబోయే / చర్చించే / పరిశీలించబోయే అంశాలను జాబితా చేయండి. మేము ప్రతి ఎజెండా అంశానికి సమయ పరిమితిని కేటాయించాలనుకుంటున్నాము (క్రింద చూడండి) మరియు చర్చను మోడరేట్ చేయడానికి బాధ్యత వహించే వ్యక్తిని గుర్తించండి. కాలపరిమితిని సెట్ చేయండి; కనీసం ప్రారంభ మరియు ముగింపు సమయాన్ని సెట్ చేయండి. అజెండాలోని ప్రతి అంశానికి వ్యవధిని సెట్ చేయాలని కూడా మేము సిఫార్సు చేస్తున్నాము. ఇవి మొత్తం సమావేశ కాలపరిమితికి అనుగుణంగా ఉండాలి.

మీ సమావేశాలను సమయానికి ప్రారంభించండి

షెడ్యూల్ చేసిన ప్రారంభ సమయం తర్వాత ఐదు లేదా పది నిమిషాల వరకు ప్రజలు సమావేశాలలో మోసపోయే ఆ సంస్కృతులలో ఒకదానిలో మీరు పని చేస్తే, కొత్త ధోరణిని ప్రారంభించే సమయం ఇది. ఒక సంస్థ షెడ్యూల్ చేసిన ప్రారంభ సమయంలో తలుపులు మూసివేయమని దాని నిర్వాహకులను ప్రోత్సహిస్తుంది మరియు ఆలస్యం అయిన వారు హాజరు కావడానికి స్వాగతం లేదు. మీరు వ్యవహరించడానికి శ్రద్ధ వహించే దానికంటే ఇది చాలా కఠినమైనది అయినప్పటికీ, సమావేశాన్ని క్రమబద్ధీకరించడం, ప్రయోజనాన్ని సమీక్షించడం మరియు అంచనాలను మరియు సమయాన్ని నిర్ధారించడం గురించి మీకు ఎటువంటి కోరికలు ఉండకూడదు.

స్ట్రాగ్లర్స్ కనిపించే వరకు వేచి ఉండకండి. ఎవరైనా ఆలస్యంగా వచ్చినప్పుడు, తిరిగి వెళ్లి, ఇప్పటికే కవర్ చేయబడిన వాటిని సమీక్షించవద్దు. మీ సమావేశ అంశాలతో కొనసాగించండి. ఇది స్ట్రాగ్లర్‌కు ఇబ్బందికరంగా ఉంటుంది మరియు తదుపరి సమావేశంలో సమయానికి అతను / ఆమె వచ్చే అసమానతలను మెరుగుపరుస్తుంది.

సమావేశ నిర్వాహకుడు / స్పాన్సర్ సమయానికి చూపించకపోతే, సమావేశం రద్దు చేయబడిందని భావించి, తిరిగి పనికి వెళ్ళండి. ఐదు నుండి ఏడు నిమిషాల నిరీక్షణ కాలం సహేతుకమైనది. అసమానత ఏమిటంటే, సమావేశ నిర్వాహకుడు unexpected హించని ఇబ్బందుల్లో పడ్డాడు మరియు అతని / ఆమె కోసం వేచి ఉన్న మీ సమయాన్ని వృథా చేయకుండా ఉండటానికి ఇష్టపడతారు.

సమావేశాన్ని అంశంపై ఉంచండి

సమావేశంలో ప్రతి ఒక్కరినీ ట్రాక్ చేసే పాత్రను ఎవరికైనా కేటాయించడం మంచి పద్ధతి. చాలా తరచుగా, చర్చలు మళ్లించి, ఆపై అభిప్రాయాలు, ఆలోచనలు, వాస్తవాలు మరియు భావోద్వేగాల యొక్క దిగజారిపోతాయి. బదులుగా, పాత్రను కేటాయించండి మరియు హాజరైన ప్రతి ఒక్కరికీ చర్చ ఎజెండా మరియు నిర్దిష్ట చర్చా అంశం నుండి చర్చ జరిగితే ఈ వ్యక్తి జోక్యం చేసుకుంటారని తెలియజేయండి. కొన్ని సంస్థలలో, ఈ పాత్రను "ట్రాఫిక్ కోప్" గా, మరికొన్నింటిలో "టాపిక్ కీపర్" గా సూచిస్తారు. లేబుల్‌తో సంబంధం లేకుండా, మీ సమావేశాల ప్రభావాన్ని మరియు ఉత్పాదకతను బలోపేతం చేయడానికి ఈ పాత్ర చాలా సహాయపడుతుంది.

అదనపు అంశాలు అజెండా కాని చర్చించవలసిన ముఖ్యమైనవి తలెత్తితే, వాటిని స్పష్టంగా సంగ్రహించి భవిష్యత్ పరిశీలన మరియు చర్చ కోసం లేదా వివిక్త సమావేశం కోసం "పార్కింగ్ స్థలంలో" ఉంచాలి. మొత్తం సమావేశ ప్రయోజనానికి మద్దతు ఇస్తే చిన్న విభిన్న చర్చను అనుమతించే హక్కు సమావేశ యజమానికి ఉంది.

సమావేశ గమనికలు / నిమిషాలు ఉంచండి మరియు పంపిణీ చేయండి

సమావేశ నిర్వాహకుడు కాకుండా మరొకరు సమావేశానికి నిమిషాలు ఉంచాలి. నిమిషాల మంచి రికార్డింగ్ ఇందులో ఉంటుంది:

• సమావేశ సమయం, తేదీ, స్థానం
• ప్రయోజనం యొక్క వివరణ
• ఎజెండా యొక్క కాపీ
• హాజరైన వారి జాబితా మరియు హాజరుకాని వారి జాబితా
• తీర్మానాలు, కార్యాచరణ అంశాలు, బాధ్యతలు మరియు పూర్తయ్యే తేదీల వివరణాత్మక సారాంశం జాబితా. చాలా మంది నోట్‌టేకర్లు ఎజెండాను తీర్మానాలు మరియు చర్యలను జాబితా చేయడానికి మార్గదర్శకంగా ఉపయోగిస్తారు.
• నిజంగా అవసరమైతే ప్రణాళికాబద్ధమైన తదుపరి సమావేశం.

ఆదర్శవంతంగా, సమావేశం ముగిసిన తర్వాత మరియు ఖచ్చితంగా ఒక వ్యాపార రోజులో సమావేశ నోట్లను పంపిణీ చేయండి. నిమిషాలు మరియు గమనికలు పాల్గొనేవారికి ఒక ముఖ్యమైన రిమైండర్‌గా అలాగే ఇతర వాటాదారులకు సమాచార వనరుగా లేదా సమావేశానికి తప్పిన వారికి ఉపయోగపడతాయి. వ్యక్తులు మరియు బృందాలు వారి కట్టుబడి ఉన్న తదుపరి చర్యలను గుర్తు చేయడానికి నిమిషాలు గొప్ప సాధనం.

బాటమ్ లైన్

ఒక సమావేశం సానుకూల ఫలితాన్ని ఇచ్చే అవకాశం ఉంది, ప్రాజెక్టులను మరియు ప్రజలను ముందుకు నడిపించడంలో సహాయపడుతుంది, దానిని లెక్కించవద్దు. మీ సమావేశ నిర్వహణ పద్ధతుల యొక్క కొంత శ్రద్ధ మరియు ఉద్దేశపూర్వకంగా బలోపేతం చేయడం వల్ల గొప్ప ఫలితాన్ని అందించే అవకాశాలు మెరుగుపడతాయి.