యజమానులు పర్సనల్ రికార్డులలో ఉంచకూడదు

విషయము

• ఉద్యోగుల సిబ్బంది ఫైలు యొక్క విషయాలకు మార్గదర్శకాలు
• సిబ్బంది రికార్డుల్లోని సమాచారం వాస్తవంగా ఉండాలి.
• సిబ్బంది రికార్డులను వారి తగిన ఫైల్ స్థానాలకు ఆలోచనాత్మకంగా కేటాయించాలి.
• సిబ్బంది రికార్డులలో డాక్యుమెంటేషన్ ఉంచే పర్యవేక్షకులు, నిర్వాహకులు మరియు ఇతర ఉద్యోగులకు శిక్షణ అవసరం.
• మీరు సిబ్బంది రికార్డులలో ఉంచిన సమాచారాన్ని సమతుల్యం చేయండి.
• వారి రిపోర్టింగ్ సిబ్బంది మరియు అధికారిక కంపెనీ సిబ్బంది రికార్డుల గురించి పర్యవేక్షకుడి వ్యక్తిగత గమనికల మధ్య వ్యత్యాసాన్ని గుర్తించండి.
• డాక్యుమెంటేషన్ మరియు ఇంటర్వ్యూ నోట్స్ నియామకం కొంచెం ఇబ్బందికరంగా ఉంటుంది.
• ఉపాధి నిర్ణయాల గురించి వాస్తవ డాక్యుమెంటేషన్.
• పర్సనల్ రికార్డ్స్‌లో ఉండకూడని డాక్యుమెంటేషన్ యొక్క నిర్దిష్ట ఉదాహరణలు

యజమానులు మీ సాధారణ సిబ్బంది రికార్డులలో ప్రత్యేకమైన వస్తువులను ఎప్పుడూ ఉంచకూడదు. మీ ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైళ్లు మరియు రికార్డుల యొక్క విషయాలు సాధారణంగా కొన్ని సంస్థలలోని మానవ వనరుల సిబ్బందికి, ఉద్యోగికి మరియు ఉద్యోగి మేనేజర్ లేదా పర్యవేక్షకుడికి అందుబాటులో ఉంటాయి.

ఇతరులలో, యాక్సెస్ హెచ్ ఆర్ సిబ్బందికి పరిమితం చేయబడింది మరియు ఉద్యోగులు వారి రికార్డులను యాక్సెస్ చేయమని అభ్యర్థించవచ్చు. న్యాయవాదులు వ్యాజ్యాల మరియు సమాన ఉపాధి అవకాశ కమిషన్ (ఇఇఒసి) ఫిర్యాదుల కోసం సిబ్బంది రికార్డుల విషయాలను కూడా సమర్పించవచ్చు. మాజీ ఉద్యోగి తన సిబ్బంది రికార్డుల కాపీని కూడా అభ్యర్థించవచ్చు.

ఉత్తమ అభ్యాసం సిబ్బందిని మానవ వనరుల సిబ్బందికి మాత్రమే అందుబాటులో ఉంచుతుంది. మీరు సిబ్బంది ఫైళ్ళను ఇతర ఉద్యోగులకు ప్రాప్యత చేయలేని నిల్వ ప్రదేశంలో లాక్ మరియు కీ కింద ఉంచాలి.

ఈ సంభావ్య ఉపయోగాలు మరియు మీ ఉద్యోగి సిబ్బంది రికార్డుల యొక్క సంభావ్య వీక్షకులతో, మీ ఉద్యోగి సిబ్బంది రికార్డులలో ఉద్యోగి యొక్క ఉద్యోగ చరిత్ర యొక్క నిష్పాక్షికమైన, వాస్తవిక డాక్యుమెంటేషన్‌ను నిర్వహించడానికి యజమాని జాగ్రత్త తీసుకోవాలి.

పర్యవసానంగా, మీరు మీ సంస్థ యొక్క సిబ్బంది రికార్డులలో ఉంచిన డాక్యుమెంటేషన్‌కు ఈ సాధారణ మార్గదర్శకాలను వర్తింపజేయాలనుకుంటున్నారు.

ఉద్యోగుల సిబ్బంది ఫైలు యొక్క విషయాలకు మార్గదర్శకాలు

సిబ్బంది రికార్డుల్లోని సమాచారం వాస్తవంగా ఉండాలి.

పర్యవేక్షకుడు లేదా మానవ వనరుల సిబ్బంది అభిప్రాయాలు; యాదృచ్ఛిక గమనికలు; గాసిప్; ఆధారం లేని పుకార్లు; అన్వేషించబడని ఇతర ఉద్యోగుల నుండి ప్రశ్నలు, నివేదికలు లేదా టాటిల్ టేల్ ఆరోపణలు; ఆరోపణలు కొనసాగించబడలేదు, దర్యాప్తు చేయలేదు మరియు తీర్మానించలేదు; మరియు ఏదైనా ఇతర వాస్తవిక సమాచారం, వ్యాఖ్యానం లేదా గమనికలు ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైల్ నుండి మినహాయించబడాలి.

ఒక ఉద్యోగుల సిబ్బంది రికార్డులో ఒక HR మేనేజర్ దాఖలు చేసినట్లు కనుగొన్న ప్రమాదకర వ్యాఖ్యానానికి చెత్త ఉదాహరణలలో ఒకటి, నియామక నిర్వాహకుడి ఇంటర్వ్యూ గమనికలను కలిగి ఉంది. ఒకరు ఇలా అన్నారు: “అవసరానికి తగ్గట్టుగా మెట్లు పైకి క్రిందికి లేవటానికి చాలా లావుగా ఉండవచ్చు.” ఉద్యోగి, న్యాయవాది మరియు భవిష్యత్ ఉద్యోగులు మరియు పర్యవేక్షకులు కూడా ఇలాంటి వ్యాఖ్యలను చదువుతున్నారని g హించుకోండి.

మరొక సంస్థలో, మేనేజర్ మరియు ఇతరులు ఉద్యోగి యొక్క ఫైళ్ళలో ఉంచిన ఆధారాలు లేని నోట్లను కనుగొన్నారు, "మేరీ కోపంతో ఆమెకు పెరుగుదల రాలేదు. ఆమె తన మేనేజర్‌తో కూడా పొందడానికి ఉద్దేశపూర్వకంగా తన పనిని మందగించింది." సమస్య చూశారా?

సిబ్బంది రికార్డులను వారి తగిన ఫైల్ స్థానాలకు ఆలోచనాత్మకంగా కేటాయించాలి.

రాష్ట్ర మరియు సమాఖ్య చట్టాలు, ఆరోగ్య భీమా పోర్టబిలిటీ మరియు జవాబుదారీతనం చట్టం 1996 (HIPAA) వంటి ఉపాధి చట్టాలు మరియు యజమాని ఉత్తమ పద్ధతుల ఆధారంగా మీ కంపెనీ సిబ్బంది రికార్డుల కోసం ఒక ప్రోటోకాల్‌ను నిర్ణయించండి.

అప్పుడు, ప్రోటోకాల్‌తో కట్టుబడి ఉండండి. యాదృచ్ఛిక వైద్యుడి సాకులు వైద్య ఫైల్‌లో ఉన్నప్పుడు సిబ్బంది ఫైల్‌లో ఉంచి మీరు కనుగొనడం ఇష్టం లేదు. లేదా, పేరోల్ ఫైల్‌లో ఉద్యోగి ప్రమోషన్ కోసం హేతుబద్ధత మరియు సమర్థన మీకు కావాలా.

సిబ్బంది ఫైల్‌లో మాజీ యజమానులతో చర్చల నుండి నేపథ్య తనిఖీ లేదా గమనికలతో కూడిన నియామక నిర్ణయం యొక్క రికార్డులు కూడా మీకు అక్కరలేదు.

సిబ్బంది రికార్డులలో డాక్యుమెంటేషన్ ఉంచే పర్యవేక్షకులు, నిర్వాహకులు మరియు ఇతర ఉద్యోగులకు శిక్షణ అవసరం.

ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైల్‌లో ప్రాప్యత ఉన్న మరియు పత్రాలను ఉంచగల ఏ వ్యక్తి అయినా డాక్యుమెంటేషన్‌ను సరిగ్గా వ్రాయడానికి శిక్షణ అవసరం.

ఉద్యోగి పూర్తి డెడ్‌బీట్ అని ఉద్యోగి మందలించడంలో పేర్కొంటూ మీ సిబ్బంది రికార్డులను గెలుచుకోరు. కానీ, శిక్షణ లేని సూపర్‌వైజర్లు ఇలాంటి స్టేట్‌మెంట్‌లు వ్రాసి ఉద్యోగుల సిబ్బంది ఫైళ్లలో ఉంచడం తెలిసిందే.

ఇంకా మంచిది, రికార్డులకు బాధ్యత వహించే మీ హెచ్‌ఆర్ సిబ్బందికి ఫైళ్ళకు ప్రాప్యతను పరిమితం చేయండి మరియు సిబ్బంది ఫైల్‌లో ఏమి ఉంచాలో మరియు ఏమి చేయకూడదో తెలుసు.

మీరు సిబ్బంది రికార్డులలో ఉంచిన సమాచారాన్ని సమతుల్యం చేయండి.

ఉద్యోగి ఉద్యోగ చరిత్ర యొక్క సానుకూల మరియు ప్రతికూల అంశాలను చేర్చండి. చాలా తరచుగా, సిబ్బంది రికార్డులు ప్రతి ప్రతికూల సంఘటనను నొక్కి చెబుతాయి మరియు ప్రతి ఉద్యోగి అనుభవించే సానుకూల భాగాలను కోల్పోతాయి. థింక్ రైజెస్, ప్రమోషన్స్, ఎక్సలెన్స్ రివార్డ్స్ మరియు ప్రశంసల కాపీలు మరియు ధన్యవాదాలు నోట్స్.

వారి రిపోర్టింగ్ సిబ్బంది మరియు అధికారిక కంపెనీ సిబ్బంది రికార్డుల గురించి పర్యవేక్షకుడి వ్యక్తిగత గమనికల మధ్య వ్యత్యాసాన్ని గుర్తించండి.

పనితీరు మెరుగుదల, ప్రాజెక్టులు మరియు లక్ష్యాన్ని పూర్తి చేయడం మరియు పెంచడం మరియు పనితీరు అభివృద్ధి ప్రణాళికలను నిర్ణయించడం కోసం ఉపయోగించే పర్యవేక్షకుల గమనికలు, ఉదాహరణకు, సంస్థ యొక్క అధికారిక సిబ్బంది రికార్డులలో కాకుండా, పర్యవేక్షకుడి ప్రైవేట్ ఫైల్‌లో ఉంటాయి.

గమనికలను ఎలా తీసుకోవాలో మరియు వారి నిర్వహణ ఫైల్‌లో డాక్యుమెంటేషన్‌ను ఎలా నిర్వహించాలో పర్యవేక్షకులకు శిక్షణ ఇవ్వవలసిన అవసరాన్ని కూడా గుర్తించండి. వాస్తవాలకు అదే ప్రమాణాలు, అభిప్రాయాలు కాదు మరియు నిర్దిష్ట ఉదాహరణలు, వినడం కాదు, ప్రైవేట్ నోట్లకు వర్తిస్తాయి.

సూపర్‌వైజర్ యొక్క ప్రైవేట్ నోట్లను దావా వేసిన సందర్భంలో ఉపసంహరించుకోవచ్చు, కాబట్టి ప్రైవేట్ నోట్లకు కూడా జాగ్రత్త సిఫార్సు చేయబడింది. పర్యవేక్షకులు అధికారిక ఉద్యోగుల సిబ్బంది ఫైల్‌లో ఉన్న రికార్డుల కాపీలను వారి నిర్వహణ ఫైల్‌లో ఉంచే పద్ధతి సిఫారసు చేయబడలేదు.

డాక్యుమెంటేషన్ మరియు ఇంటర్వ్యూ నోట్స్ నియామకం కొంచెం ఇబ్బందికరంగా ఉంటుంది.

మీరు నింపే ప్రతి స్థానానికి ఒక ప్రత్యేక ఫైల్‌ను నిర్వహించడం ఉత్తమ అభ్యాసం, ఇందులో ఉద్యోగ పోస్టింగ్ నుండి రిఫరెన్స్ చెక్‌ల వరకు ఆ స్థానాన్ని పూరించడానికి సంబంధించిన అన్ని డాక్యుమెంటేషన్‌లు ఉంటాయి. దరఖాస్తుదారుల రెజ్యూమెలు, కవర్ లెటర్స్ మరియు అప్లికేషన్లు ఈ ఫైల్‌లో ఉంటాయి తప్ప మీరు అద్దె ఉద్యోగి యొక్క దరఖాస్తును ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైల్‌కు తరలించాలి.

ఈ ఫైల్‌లో అధికారిక చెక్‌లిస్టులు మరియు ఫారమ్‌లు ఉన్నాయి, ఇవి సంభావ్య ఉద్యోగి యొక్క అర్హతలను నిష్పాక్షికంగా ప్రాతినిధ్యం వహించడానికి ప్రయత్నిస్తాయి మరియు అత్యంత అర్హత కలిగిన అభ్యర్థిని నియమించాలనే మీ నిర్ణయానికి మద్దతు ఇస్తాయి. నియామక ప్రక్రియలో తీసుకున్న నియామక నిర్వాహకుడి అభిప్రాయాలు మరియు గమనికలు ఈ ఫైల్‌లో ఉండవు.

ఉపాధి నిర్ణయంపై పూర్తి డాక్యుమెంటేషన్‌ను నిర్వహించడానికి మానవ వనరులు ఈ నోట్లను సేకరించవచ్చు, కాని అవి సిబ్బంది రికార్డులలో ఉండవు.

ఉపాధి నిర్ణయాల గురించి వాస్తవ డాక్యుమెంటేషన్.

ఈ డాక్యుమెంటేషన్‌లో పదోన్నతి, పార్శ్వ అవకాశానికి బదిలీ మరియు జీతం పెరుగుదల వంటి నిర్ణయాలు ఉంటాయి మరియు అవి సిబ్బంది రికార్డుల్లో ఉంటాయి. ఉద్యోగి గురించి సూపర్‌వైజర్ లేదా హెచ్‌ఆర్ అభిప్రాయాలు లేవు. వ్రాతపూర్వక హెచ్చరిక వంటి అధికారిక క్రమశిక్షణా చర్య డాక్యుమెంటేషన్ కూడా ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైల్‌లో ఉంటుంది.

పర్సనల్ రికార్డ్స్‌లో ఉండకూడని డాక్యుమెంటేషన్ యొక్క నిర్దిష్ట ఉదాహరణలు

కింది సమాచారాన్ని సిబ్బంది రికార్డులలో ఉంచకూడదు.డాక్యుమెంటేషన్‌కు ప్రత్యేక ఫైల్ అవసరం కావచ్చు, పర్యవేక్షక లేదా నిర్వహణ గమనికలుగా వర్గీకరించబడవచ్చు లేదా యజమాని చేత ఉంచకూడదు.

• ఏదైనా వైద్య సమాచారం వైద్య ఫైల్‌లో ఉంటుంది.
• పేరోల్ సమాచారం పేరోల్ ఫైల్‌లో ఉంటుంది.
• ఉద్యోగి సామాజిక భద్రత సంఖ్యలు లేదా వయస్సు, జాతి, లింగం, జాతీయ మూలం, వైకల్యం, వైవాహిక స్థితి, మత విశ్వాసాలు వంటి ఉద్యోగి యొక్క రక్షిత వర్గీకరణల గురించి సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న పత్రాలు ఎప్పుడూ సిబ్బంది ఫైళ్ళలో ఉంచరాదు.
• ఉద్యోగి పనిని నిర్వహించడం, లక్ష్యాలను నిర్దేశించడం, అందించిన ఫీడ్‌బ్యాక్ మొదలైన వాటి కోసం పర్యవేక్షక డాక్యుమెంటేషన్ ప్రైవేట్, సూపర్‌వైజర్ లేదా మేనేజర్ యాజమాన్యంలోని ఫోల్డర్‌లో దాఖలు చేయాలి.
• ఉద్యోగి ఫిర్యాదు, సాక్షి ఇంటర్వ్యూలు, ఉద్యోగుల ఇంటర్వ్యూ, కనుగొన్నవి, న్యాయవాది సిఫార్సులు మరియు తీర్మానం, ప్రతీకారం తీర్చుకోకుండా చూసుకోవటానికి సంబంధించిన దర్యాప్తు సామగ్రి, సిబ్బంది రికార్డుల నుండి వేరుగా ఉన్న దర్యాప్తు ఫైల్‌లో ఉండాలి.
• ఉద్యోగి సిబ్బంది రికార్డులకు దూరంగా I-9 ఫైల్ లేదా ప్రదేశంలో ఉద్యోగి I-9 ఫారమ్‌లను ఫైల్ చేయండి.
• నేర చరిత్ర, క్రెడిట్ నివేదికలు మరియు మరెన్నో సహా నేపథ్య తనిఖీలను మరియు పర్యవేక్షకులు, నిర్వాహకులు మరియు ఉద్యోగి యాక్సెస్ చేయలేని ప్రత్యేక ఫైల్‌లో testing షధ పరీక్ష ఫలితాలను ఉంచండి. SHRM ఈ ప్రత్యేక ఫైల్‌ను సిఫారసు చేస్తుంది లేదా ఈ సమాచారం ఉద్యోగి యొక్క మెడికల్ ఫైల్‌లో కూడా దాఖలు చేయవచ్చని సిఫారసు చేస్తుంది.
• స్వీయ-గుర్తింపు పత్రాలు మరియు ప్రభుత్వ నివేదికలు వంటి ఉద్యోగుల సమాన అవకాశాల రికార్డులను సిబ్బంది ఫైల్‌లో ఉంచకూడదు లేదా ఎక్కడైనా పర్యవేక్షకుడికి ప్రాప్యత లేదు.

మీరు ఈ మార్గదర్శకాలను అనుసరిస్తే, మీ సంస్థ వాస్తవమైన, సహాయక ఉపాధి చరిత్ర మరియు సిబ్బంది రికార్డులను తగిన ప్రదేశాల్లో సమర్థవంతంగా నిల్వ చేస్తుంది.

తనది కాదను వ్యక్తి: దయచేసి అందించిన సమాచారం, అధికారికమైనప్పటికీ, ఖచ్చితత్వం మరియు చట్టబద్ధతకు హామీ ఇవ్వబడదని దయచేసి గమనించండి. ఈ సైట్ ప్రపంచవ్యాప్త ప్రేక్షకులచే చదవబడుతుంది మరియు ఉపాధి చట్టాలు మరియు నిబంధనలు రాష్ట్రానికి రాష్ట్రానికి మరియు దేశానికి మారుతూ ఉంటాయి. మీ స్థానానికి మీ చట్టపరమైన వివరణ మరియు నిర్ణయాలు సరైనవని నిర్ధారించుకోవడానికి దయచేసి చట్టపరమైన సహాయం లేదా రాష్ట్ర, సమాఖ్య లేదా అంతర్జాతీయ ప్రభుత్వ వనరుల నుండి సహాయం తీసుకోండి. ఈ సమాచారం మార్గదర్శకత్వం, ఆలోచనలు మరియు సహాయం కోసం.